Får vi skicka lönespecifikationer över E-post?
Det finns inget absolut förbud mot att skicka lönespecifikationer över E-post. Ett översändande av lönespecifikationer över E-post omfattas dock av GDPR innebärandes att samtliga bestämmelser i GDPR måste iakttas. Vad som gör översändandet av lönespecifikationer över e-post känsligt är framförallt att det kan innehålla känsliga hälsouppgifter (om den anställde varit sjuk) och i många fall även personnummer som innehar en särställning i svenska dataskyddslagen.
Främst ligger problematiken i att det är svårt att garantera säkerheten och skyddet för personuppgifterna som översänds via e-post. Kravet är också högt ställt särskilt med anledning av att känsliga uppgifter och personnummer förekommer. Om dessa uppgifter ska mejlas till den anställde måste avsändaren kunna garantera att själva överföringen är säker och adekvat skyddat men dessutom ska även säkerställas att mottagaren har ett korrekt och adekvat skydd för att uppgifterna inte obehörigen röjs.
Sveriges Åkeriföretag rekommenderar därför att medlemsföretag som huvudregel undviker att skicka lönespecifikationer över e-post. Alternativt enbart översänder lönespecifikationer över e-post och anonymiserar samt uppgiftsminimerar antalet uppgifter. Det kan t.ex. röra sig om att personnummer inte framgår och att lönespecifikationen inte innehåller uppgift om sjuklön/sjukskrivning.
Alternativa lösningar som bör övervägas är exempelvis att den anställde själv kan logga in i lönesystemet/personalsystemet och aktivt själv inhämta lönespecifikationen. Något som de flesta leverantörer idag tillhandahåller.
