Certifierngsprocessen

 

 

Planering

1. En offertförfrågan skickas till Sbcert. Den berättar om er verksamhet och vilka områden certifieringen ska omfatta.
2. Sbcert återkommer med en offert som gäller i 90 dagar. I ”Terms & Conditions” finns mer information.
3. Ni accepterar offerten och skriver på avtalet.
4. En revisor som genomför revisionen i företaget utses.

 

Förrevision (frivillig)

Syftet med förrevisionen är att informera er om status på ledningssystemet samt ge tillfälle till genomgång innan Steg 2-revisionen. Det kan vara lämpligt med en förrevision om man är osäker på om ledningssystemet är implementerat i verksamheten eller om ledningssystemet är heltäckande. Efter förrevisionen erhåller ni en revisionsrapport med alla observationer och avvikelser som upptäcktes under revisionen. På så sätt får ni ytterligare möjlighet att åtgärda eventuella brister samt få erfarenhet av hur en revision på plats går till. Förrevisionen utförs av revisor på plats på ert företag.

 

Steg 1-revision

Den första aktiviteten är Steg 1-revisionen. Denna revision är obligatorisk och det dokumenterade ledningssystemet och övrigt material granskas av den revisor som kommer att genomföra resten av revisionen. Syftet med den inledande revisionen är att:

• Gå igenom ledningssystemet och undersöka om det uppfyller alla standardens krav
• Ge möjlighet för revisorn att sätta sig in i era arbetssätt och processer
• Planera kommande besök

Resultatet av den inledande revisionen blir en lista på kommentarer om observationer och eventuella avvikelser som behöver åtgärdas.

 

Steg 2-revision

Denna revision genomförs alltid på plats hos er. Syftet med revisionen är att säkerställa att ledningssystemet uppfyller kraven som standarden specificerar. Revisorn granskar ledningssystemet för att se om det är heltäckande och infört i verksamheten. Om revisionen visar att systemet är implementerat och uppfyller de formella kraven så rekommenderar revisorn att ett certifikat utfärdas för verksamheten. Revisionsrapporten skickas till Certifieringskommittén för granskning och beslut om utfärdandet av certifikat. Om det finns avvikelser måste de åtgärdas innan ett certifikat kan utfärdas. Om det förekommer större avvikelser måste ett återbesök genomföras innan certifikatet kan utfärdas.
Certifikatet är giltigt i 36 månader från certifieringsrevisionen, under förutsättning att revisionsprogrammet följs och att dessa revisioner visar att ledningssystemet fungerar väl.
Löpande revisioner

Efter den initiala revisionen görs löpande revisioner som regel en till två gånger per år. Dessa planeras i samråd med er. Revisionsprogrammet för revisionen skickas till er ett par veckor innan besöket. Löpande revisioner är ett krav för att behålla certifieringen. Under revisionscykeln, dvs fram till omcertifieringen, skall hela systemet granskas. Tidsintervallet mellan de löpande revisionerna för inte överskrida 12 månader.

Löpande revisioner

Efter den initiala revisionen görs löpande revisioner som regel en till två gånger per år. Dessa planeras i samråd med er. Revisionsprogrammet för revisionen skickas till er ett par veckor innan besöket. Löpande revisioner är ett krav för att behålla certifieringen. Under revisionscykeln, dvs fram till omcertifieringen, skall hela systemet granskas. Tidsintervallet mellan de löpande revisionerna får inte överskrida 12 månader.

 

Omcertifiering

Var tredje år görs en omcertifiering. Denna liknar på många sätt certifieringsrevisionen och görs på hela verksamheten. Syftet är att granska hela verksamheten och definiera vilka förbättringar som åstadkommits under treårsperioden. Omcertifiering är ett krav i standarden för fortsatt certifiering. Planeringen av omcertifieringen görs så att hantering av eventuella avvikelser hinner korrigeras innan certifikatet löper ut.
Omcertifieringen består av två delar:

1. En analys av hur ledningssystemet fungerar. Revisionsledaren granskar rapporterna från genomförda uppföljningsrevisioner.
2. En utökad uppföljning av att ledningssystemets olika delar fungerar på avsett sätt i verksamheten.

 

Beslutsprocess

Efter genomförd revision ger revisionsledaren en rekommendation om certifiering, fortsatt certifiering, suspendering av certifiering, upphörande av certifiering samt i förekommande fall utökning eller reducering av omfattningen.

Efter en steg 2, certifieringsrevision, kan revisionsledaren även rekommendera att ni inte är färdiga för certifiering.

I de flesta fall av nekande till certifiering har ni möjlighet att åtgärda avvikelser inom angiven tid och därefter få en ny bedömning och rekommendation.

Revisionsledarens rekommendation bedöms av en revisionsgranskare som fattar det slutgiltiga beslutet.

Vid samtliga fall av nekande till certifiering görs en bedömning av aktuell revisionschef som lämnar vidare till certifieringskommittén för slutgiltigt beslut.