”Måste anpassa er till kundernas krav, annars överlever ni inte”

- Alla organisationer måste anpassa sig till kundernas krav, det är bara den vägen att gå, annars överlever man aldrig.
Det säger Svensk Åkeritidnings ledarskaps- och organisationsexpert Conny Hjelm i en kommentar till den förändringsprocess som nu är inledd i branschorganisationen Sveriges Åkeriföretag. Han ger lite tips till ledningen på vad de bör tänka på för att ro processen i hamn.

Svensk Åkeritidning fångar Conny Hjelm när han precis är på väg att hålla i en tvådagars ledarskapsutbildning om just förändringsprocesser. Vi frågar honom vad det är som gör att tiden plötsligt verkar vara mogen för en förändring, det som nu har inletts i Sveriges Åkeriföretag har prövats tidigare i lite andra varianter, men då förkastats.

Conny Hjelm, känd bl a Svensk Åkeritidnings serie om ledarskap 2007, tycker att det är rätt att trycket kom- mer från ägarna. Foto: Anders Josephsson

- Det finns en matematisk formel för förändringsprocess som en forskare tagit fram. Den anger ett antal faktorer som måste vara uppfyllda för att en förändringsprocess ska fungera. De sammanfattas i fyra bokstäver, M, M/V, T och S1.

M:et står för Missnöje med rådande situation.

- Finns det inte något missnöje är förändring omöjlig. Från vad du berättar har man kanske i er organisation nu börjat se och känna missnöje, ana att det finns andra och bättre sätt att organisera verksamheten. Och så fort vi människor ser något som är bättre än nu, då vill vi dit, då vill vi framåt.

Den andra faktorn i förändringsformeln är M/V.

- Det står för Mål och Vision, men jag tycker framtidsbild är ett bättre ord. Om vi nu är missnöjda med dagens situation, måste vi veta var vi ska istället. Därför är det viktigt att det är formulerat någon form av framtidsbild som är mer attraktiv än nuet.

T är första bokstaven i Tron. Tro kan försätta berg sägs det, Conny Hjelm framhåller att medarbetarna måste tro på att förändringen är möjlig, annars är det mer eller mindre kört.

- Du måste inåt i organisationen skapa en känsla hos medarbetarna att det går att fixa. Det betyder konkret att det måste avsättas tid, det måste avsättas resurser i pengar och personal och det måste finnas kompetens. Finns inte detta, då tappar medarbetarna tron på att det går att lyckas, då stannar förändringsprocessen av.

Medarbetarna måste få regelbundna rapporter om vad som händer i föränd- ringsarbetet. Foto: FutureImageBank

Den sista bokstaven, S1, står för Steg ett, det nästan viktigaste av allt enligt Conny:
- Det är viktigt att projektledningen tänker på detta och förstår innebörden. Steg betyder att nästa steg i förändringen måste vara känd av alla i organisationen. Om målet nu är att de ska samla alla i det centrala bolaget den 1 januari nästa år, då måste projektledningen ta fram en väldigt detaljerad plan, indelad i flera steg. Alla som arbetar i verksamheten måste veta vad som sker denna månad och nästa och så vidare.

Om detta saknas, är risken stor att i maj månad så kommer många säga "vad var det vi sa, det går ju inte".
- De tror nämligen att man redan i mars 2009 ska vara klara, men det måste vara tydligt angivet hur processen är upplagd och att Rom inte byggdes över en natt.

Så fort någon av bokstäverna i formeln är noll, så stannar processen av enligt Conny.

- Du kan ju fundera över vilka bokstäver som varit noll tidigare och vilka som nu har fyllts i.

Du nämner inget om människans betydelse, ledaren?

- Det här är kraven som måste vara uppfyllda för att själva processen ska rulla vidare. Sedan är det också centralt hur processen är förberedd, hur den har förankrats och kommuniceras. Om jag förstått det hela rätt, så är det som nu sker inom Sveriges Åkeriföretag ingen tjänstemannaprodukt. Det är kunden, medlemmarna, som har fått styra.

Conny Hjelm menar att det sistnämnda är bra. Genom att låta de förtroendevalda som representerar ägarna, kunderna, styra så blir det utifrån kommande krav på förändring.

- Väljer du att låta tjänstemän driva processen kommer kraven inifrån, vilket ofta leder till en långsammare process eller i värsta fall att inget händer. Vi vill i regel inte förändra, vi vill bevara det redan kända. Ett tryck utifrån är mer effektivt.

- Om vi är missnöjda med hur det ser ut idag måste vi veta var vi ska istället, säger Conny Hjelm. Foto: Anders Josephsson

Känner du igen utvecklingen från andra organisationer?

- Ja, det är väldigt vanligt. Det är en trend.

Förändringen som nu är inledd inrymmer enligt Conny både möjligheter och hot, risker. En risk kan vara ett visst kompetenstapp under en period, en organisation kan tappa folk helt enkelt. Men enligt Conny överväger möjligheterna, och han anser att det är klokt att inte kompromissa med den lokala och regionala närvaron.

- En organisation bör inte komma för långt ifrån kunderna, då finns risken att de inte längre identifierar sig med sin organisation. Den stora fördelen är effektivisering och specialisering, förändringen i det här fallet kan leda till att organisationen höjer kompetensen totalt sett.

Innan Conny måste rusa in till föreläsningssalen ger han ett sista råd till ledningen:

- Du får aldrig glömma bort att förändringar kostar pengar, tid och kraft.

Men - leder förhoppningsvis till något som är ännu bättre än nuet skulle han nog ha sagt om han inte var tvungen att avbryta samtalet.